Pernahkah Anda mendengar mengenai konsep PDCA?
PDCA adalah metode penyelesaian masalah yang dilakukan melalui 4 siklus yang berulang. Dikutip dari Investopedia, siklus PDCA dapat membantu membedakan perusahaan dari para pesaingnya. Terutama di dunia bisnis saat ini, bisnis selalu mencari cara untuk merampingkan proses mereka
Lalu, bagaimana penerapan dan fungsinya dalam sebuah bisnis? Simak pembahasan mengenai apa itu Plan Do Check Action hingga contoh kasus pdca di perusahaan hanya di artikel ini!
Apa Itu PDCA?
PDCA hampir mirip dengan konsep Kaizendi Jepang. PDCA artinya adalah metode manajemen empat tahapan yang siklusnya bekerja secara berulang. Lalu, apa definisi PDCA lebih lengkapnya?
PDCA atau Plan Do Check Act adalah metode manajemen yang dicetuskan oleh Walter Shewhart, Fisikawan Amerika sekitar tahun 1920. Di tahun 1950-an, metode PDCA dikembangkan kembali oleh W. Edwards sehingga metode ini juga dikenal dengan Siklus Shewhart, Siklus Deming atau Siklus Kendali.
Pengertian PDCA adalah proses penyelesaian masalah dan pengembangan berkelanjutan yang sering digunakan perusahaan. Kepanjangan PDCA adalah Plan, Do, Check, dan Action. Keempatnya saling berkaitan dan membantu Anda dalam penerapan Lean Management di dalam industri.
Metode ini banyak diterapkan oleh perusahaan manufaktur. Tujuannya agar perusahaan bisa terbebas dari fase stagnasi, membangun sistem yang lebih baik, serta menjaga kualitas. Siklus ini juga mampu mewujudkan sistem yang selalu berkembang lebih baik secara kualitas, efektivitas, atau efisiensi.
Setelah mengenali pengertian PDCA, berikutnya kita akan mengupas apa saja tahapan PDCA cycle.
Baca juga: Apa Itu Golden Circle? Jangan Salah, Ini 5 Tips Penerapannya
Fungsi Plan Do Check Act (PDCA)
Plan Do Check Act memiliki beberapa fungsi bagi perusahaan yang menerapkannya. Berikut ini beberapa fungsi PDCA yang perlu Anda ketahui:
Mengusulkan Perubahan
Menerapkan Perubahan
Mengukur Hasil Perubahan
Mengambil Tindakan yang Tepat
Mengendalikan dan Menyelesaikan Masalah
Siklus PDCA adalah suatu metode yang terus berputar dalam rangka meningkatkan dan mempertahankan nilai bisnis. Tidak heran perusahaan manufaktur dan bidang manajemen cukup sering mengadopsi konsep ini untuk membangun sistem mereka.
Baca juga: Unique Selling Point (USP): Ini 5 Cara Menentukannya!
4 Fase Metode Plan Do Check Act (PDCA)
Kini, banyak manajer menerapkan Metode PDCA untuk membantu mengarahkan organisasi atau perusahaan mereka karena siklus ini mencakup prinsip-prinsip dasar perencanaan strategis.
PDCA cycle adalah solusi yang tepat bagi tim Anda untuk dapat memecahkan masalah dan mengimplementasikan dengan cara yang sistematis. Metode PDCA terbagi menjadi empat tahapan yang dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap Plan (Perencanaan)
Plan adalah tahap pertama di mana perencanaan yang dimulai dengan identifikasi masalah untuk merencanakan langkah dalam mencari solusi.
Pada tahap ini Anda bisa menggunakan teknik 5W, yaitu what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why (mengapa) dengan teknik root cause analysis.
Terdapat beberapa indikator yang perlu diperhatikan agar perencanaan dapat berjalan dengan baik:
Permasalahan yang harus diselesaikan.
Sumber daya milik perusahaan yang dibutuhkan dalam penyelesaian masalah.
Perkiraan situasi mengenai perencanaan yang dipandang berhasil.
Tujuan dari perencanaan.
Solusi untuk perbaikan masalah dengan sumber daya yang tersedia.
Metrik atau parameter yang digunakan untuk mengukur keberhasilan perbaikan.
Bergantung dari skala perusahaan, proses dari plan ini bisa panjang atau singkat. Di beberapa kasus, bisa jadi proses ini yang membutuhkan sumber daya paling banyak dibandingkan dengan yang lain.
Baca juga: Customer Journey: Pengertian, Fase, serta 5 Proses Utamanya
2. Tahap Do (Melakukan)
Dalam PDCA, Tahap Do adalah proses uji coba terkait perencanaan yang telah disusun. Hal tersebut meliputi pengujian skala kecil untuk mengukur solusi yang telah dirancang pada tahap sebelumnya.
Pada fase ini, masalah yang tidak diperkirakan mungkin terjadi.
Oleh karena itu, lebih baik menjalankan rencana dengan skala kecil terlebih dahulu di lingkungan terkendali dan mencatat setiap perubahan yang terjadi sebagai bahan evaluasi di tahap selanjutnya.
3. Tahap Check (Mengecek)
Berikutnya adalah tahap dilakukanya pengecekan. Fase ini memiliki fungsi krusial sehingga harus dilakukan dengan teliti.
Menurut Kanbanize, Check merupakan fase yang paling penting untuk memperbaiki rencana, menghindari kesalahan terulang, dan menjalankan semuanya dengan sukses.
Tahap ini bertujuan untuk melakukan audit terhadap kesesuaian eksekusi rencana awal. Permasalahan yang terjadi pada tahap Do akan dievaluasi tahap Check dan akan dilakukan eliminasi.
Untuk itu, tahap Do dan Check bisa dilakukan berulang kali hingga menemukan hasil yang terbaik.
4. Tahap Act (Tindakan)
Fase Act adalah tahap terakhir dari metode PDCA. Apabila Anda telah sampai di tahap ini, maka seluruh proses telah dievaluasi berdasarkan tahap Do dan Check yang mengevaluasi permasalahan dalam implementasi rencana.
Ketika tahap Act telah berhasil, maka metode PDCA yang telah dirancang akan menjadi standar baru bagi perusahaan.
Seluruh proses nantinya akan terus berulang secara berkelanjutan. Oleh karena itu, sebuah tim perlu berkomitmen dalam melakukan perbaikan untuk meningkatkan produktivitas, efektivitas, serta efisiensi sistem perusahaan.
Baca juga: Sales Funnel: Arti, Tahapan, hingga Manfaatnya bagi Bisnis
Kelebihan dan Kekurangan Plan Do Check Act (PDCA)
Mengingat kini telah banyak perusahaan atau bisnis yang menerapkan PDCA Cycle pada sistemnya, tentu hal ini tidak terlepas dari berbagai kelebihan yang ditawarkan, seperti proses alur yang praktis, konsisten, dan sinambung. Namun setiap penerapan suatu manajemen terdapat kekurangan yang perlu diperhatikan.
Nah, berikut ini penjelasan lebih lengkap terkait kelebihan dan kekurangan Plan Do Check Action yang bisa menjadi bahan pertimbangan sebelum Anda mulai menerapkannya pada sistem bisnis Anda.
Kelebihan PDCA
Proses Alur yang Mudah Dipahami
Alur dari konsep PDCA cukup praktis, sehingga mudah untuk dipahami dan diterapkan. Dengan begitu rencana yang telah disusun bisa lebih mudah disampaikan serta diimplementasikan pada operasional perusahaan.
Dapat Mendeteksi Permasalahan Lebih Awal
Dengan perencanaan terstruktur membuat perusahaan lebih mudah dalam mendeteksi permasalahan di masa depan. Oleh karena itu, PDCA juga memiliki fungsi pengendalian resiko, dampak buruk hingga hambatan dalam perusahaan.
Apabila setiap konsep PDCA dilakukan secara konsisten dan sinambung, peluang dalam menganalisa dan mengkontrol sistem akan semakin tepat. Adanya PDCA juga memudahkan perusahaan dalam memantau perkembangan manajemen.
Baca juga: Ketahui 5 Contoh Proses Bisnis, Jenis, hingga Tahapannya!
Kekurangan PDCA
Proses Harus Sesuai dengan Alur
Setiap proses membutuhkan komitmen dalam penerapannya sehingga tidak semua orang bisa menerapkannya secara berkelanjutan. Untuk itu, dibutuhkan lingkungan kerja yang ideal, agar setiap alurnya bisa terlaksana secara efektif.
Implementasi yang Tidak Sesuai dengan Tahap Sebelumnya
Karena proses implementasi rencana yang tidak sesuai dengan tahap sebelumnya, menyebabkan beberapa output yang dihasilkan berbeda dengan rencana yang ada. Bahkan, jika Anda berhenti di satu fase, maka manajemen ini tidak berjalan efektif.
Karena bersifat statis, alur metode ini hanya berputar pada siklus Plan Do Check dan Act. Apabila ada perubahan akan membutuhkan waktu lama karena harus kembali dari awal.
Baca juga: 5 Tantangan dalam Bisnis dan Strategi Jitu Menghadapinya
Berikut ini tabel rangkuman mengenai apa saja kelebihan dan kekurangan PDCA untuk mempermudah pemahaman Anda terkait metode manajemen bisnis ini:
Kelebihan PDCAKekurangan PDCAProses alur konsep mudah dipahami dan diterapkanProses harus diterapkan sesuai alurDapat mendeteksi permasalahan lebih awalOutput implementasi yang tidak sesuai dengan tahap sebelumnyaKonsep yang bersifat konsisten dan sinambungKonsep bersifat statis (hanya berputar pada siklus Plan Do Check dan Act)Tabel Kelebihan dan Kekurangan PDCA
Contoh Penerapan Plan Do Check Act (PDCA) di Perusahaan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, PDCA bisa diaplikasikan pada bisnis manufakturing. Metode ini diaplikasikan untuk meninjau dan meningkatkan proses pengolahan limbah operasi manufakturing yang bertujuan mengurangi hasil limbah tersebut.
Seorang manajer akan melakukan siklus kontrol dan merencanakan proses penerapan teknologi fabrikasi baru dengan sumber daya yang lebih efisien.
Selanjutnya, teknologi tersebut nantinya akan diterapkan dalam tim produksi dan hasilnya dimonitor secara berkala. Dengan begitu, akan diketahui apakah teknologi baru tersebut terbukti mampu mengurangi hasil limbah operasi manufakturing.
Apabila teknologi tersebut telah dianggap berhasil membawa perubahan signifikan, maka teknologi fabrikasi baru akan diterapkan pada seluruh tim produksi.
Tahap berikutnya, manajer akan melakukan siklus kontrol lanjutan dan menemukan untuk penghematan waktu produksi yang mengarah pada proses efisiensi dan pengurangan hasil limbah.
Selain contoh PDCA di bisnis manufakturing, berikut ini adalah beberapa contoh PDCA pada beberapa perusahaan besar.
1. Nike
Pertama, contoh PDCA di perusahaan Nike. Nike menerapkan siklus PDCA untuk memperbaiki kondisi dan sistem kerja perusahaan yang buruk. Teknik ini bertujuan untuk memberdayakan karyawan, mitra, dan pelanggan Nike.
Selain itu, Nike menawarkan insentif kepada pabrik untuk meningkatkan kondisi kerja dan memperkenalkan sistem penilaian untuk menilai kinerja fasilitas produksinya.
Hal tersebut juga bertujuan untuk memperbaiki kondisi kerja, menghilangkan pemborosan, dan mempekerjakan manajer yang berorientasi pada nilai.
Komitmen pada peningkatan berkelanjutan ini, membantu Nike menggandakan ukurannya dari $100 miliar pada tahun 2015 menjadi lebih dari $200 miliar.
2. Nestlé
Nestlé menerapkan metode Kaizen untuk memastikan bahwa peningkatan berkelanjutan adalah tanggung jawab semua orang. Selain itu, penggunaan siklus PDCA bertujuan untuk menyediakan kerangka kerja yang terperinci dan meningkatkan akuntabilitas.
Nestlé juga menggunakan teknik seperti Value Stream Mapping (VSM) untuk mengilustrasikan aliran material dan informasi yang diperlukan untuk membawa produk jadi ke konsumen.
Proses ini membantu pabrik pembotolan baru untuk meningkatkan efisiensi mereka.
Baca juga: Brand Executive & Strategi Andalan Membangun Citra Merek
Pertanyaan Seputar Plan Do Check Act (PDCA)
Ada beberapa pertanyaan menarik yang berkaitan dengan PDCA. Di bawah ini tersedia beberapa pertanyaan yang mungkin dapat menjawab rasa ingin tahu Anda seputar PDCA.
1. Apa yang Dimaksud dengan PDCA?
Siklus PDCA (Plan Do Check Act) adalah metode manajemen yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah dengan empat langkah secara berulang. Biasanya, metode ini digunakan dalam pengendalian kualitas. Akan tetapi, penggunaannya cukup beragam dan luas.
2. Jelaskan Langkah-Langkah dalam PDCA!
Terdapat empat tahap PDCA untuk memecahkan masalah, diantaranya:
Plan (Rencanakan). Tahap pertama, kenali dan pahami masalah atau peluang perusahaan Anda.
Do (Eksekusi). Selanjutnya, lakukan tes dengan proyek berskala kecil terlebih dulu.
Check (Periksa). Tahap ketiga, lakukan analisis hasil perencanaan berdasarkan ekspektasi atau target yang sudah dipasang di tahap perencanaan.
Act (Tindak Lanjut). Terakhir, terapkan solusi yang telah melalui tahap evaluasi sebelumnya.
3. Mengapa Perlu Adanya Konsep PDCA?
PDCA memiliki sifat yang berulang. Artinya, PDCA juga membantu Anda mengatasi kesalahan, mengidentifikasi akar penyebab, hingga mencegah permasalahan di kemudian hari. Saat Anda terus menguji berbagai solusi, Anda akan mengumpulkan data dan pengalaman dalam memahami prosesnya.
Penutup
Itulah pembahasan mengenai konsep PDCA. Siklus ini memberikan pendekatan yang sederhana dan efektif untuk memecahkan masalah, mengelola perubahan, serta menguji langkah-langkah perbaikan dalam skala kecil sebelum memperbarui prosedur dan praktik kerja.
Apabila Anda mengalami kesulitan dalam penerapan konsep PDCA atau memiliki kesulitan dalam bisnis digital yang dijalankan, Sasana Digital hadir untuk membantu Anda. Klik banner di bawah ini dan dapatkan Layanan Konsultasi bersama tim kami terkait pengembangan bisnis digital!
Comments are closed